Gestión de proyectos: 7 pasos para obtener resultados

Sabías que al nivel mundial los proyectos desperdician alrededor del 10% de sus recursos financieros por ineficiencias en su gestión. El PM4R (Project Management 4 Result) ha capacitado a más de 300 mil profesionales a nivel mundial y ha generado una aceleración de gran impacto en la ejecución financiera de los proyectos que han incorporado la metodología a su gestión.

Se descubre herramientas que permiten reducir la brecha entre lo que se planifica versus lo que se ejecuta en el proyecto. Tanto a proyectos de gobierno como a proyectos sociales, por ejemplo: sin ánimo de lucro y sociedad civil

En el mundo existen varias metodologías y estándares, pero crear un estándar para una empresa resulta muy complicado y muchas empresas pequeñas no tienen los recursos necesarias como para poder crear toda una metodología adaptada a su empresa.

Por lo que en este artículo hablaremos brevemente qué es lo que podemos hacer para tener la metodología PM4R y que se adapte correctamente a nuestra empresa o emprendimiento que deseamos realizar.

¿Por qué es importante usar esta metodología?

Cuando nos involucramos en la gestión de proyectos, se conoce muy bien que resulta sumamente complejo que un proyecto llegue a ser exitoso. Sobre todo porque muchas veces existen cambios en términos como el alcance o cronograma. Inclusive te pueden quitar recursos, debido a que se dan prioridades a otros proyectos.

Estas situaciones son comunes en la mayoría de empresas, no importa si trabajas en una empresa pública o privada. Entonces qué se puede hacer para evitar este tipo de situaciones dentro de nuestros proyectos.

Una de las opciones es realizar un proyecto enfocado a una metodología, basada en un estándar. Lo importante es que se tengan las reglas claras para hacer el trabajo

¿Qué es la metodología PM4R?

El BID (Banco Interamericano de Desarrollo) estableció una metodología que pueden ser adaptada a diferentes empresas pequeñas, así como a proyectos sociales. Básicamente lo que se busca es que a través de proyectos de desarrollo se inicie una serie de pasos que engloban lo que se conoce como PM4R.

Lo que hace es utilizar los procesos que existen en el PMBOK del PMI (Project Management Institute) para crear una metodología que se adapte y sea fácilmente replicable a otros proyectos.

Es decir, este tipo de metodología puede ser ocupado para proyectos sociales, pequeñas empresas o emprendimientos. Inclusive se necesita y se recomienda para proyectos públicos, gracias al concepto del que parte.

¿Para qué gestionar adecuadamente los proyectos?

Ahora que hemos visto que metodología podemos ocupar para tener proyectos exitosos, pensemos en qué es necesario para que un proyecto fracase.

La respuesta no es muy compleja, realmente existen muchos factores que hacen que un proyecto fracase, y muy posiblemente si has manejado proyectos, sabes a qué me refiero.

Una de las razones por las cuales los proyectos tienden a fracasar, es porque no se conoce ni siquiera los requisitos que el proyecto tiene. Seguramente en alguno has visto que existen cambios constantes de requisitos y de alcance. Cambian diferentes cosas, y esto que hace que el proyecto se prolongue y cueste más. Este tipo de problemas es algo que se da de manera cotidiana.

Otro problema común que se presenta para que un proyecto fracase es que no cumplimos ni con el presupuesto ni mucho menos con el cronograma, y esto en estadísticas tan grandes.

En las cuales el 80% de los proyectos no cumplen con su cronograma y casi un 70% con su presupuesto. Esto se da porque mucho veces no se planifica de la manera adecuada, no sabemos cuáles son las actividades que tenemos que realizar, y mucho menos los costos de cada una de ellas o los recursos necesarios para realizarlas.

De esta manera, existe un número muy grande de problemas que se dan al momento de realzar un proyecto. Como lo son: riesgos, adquisiciones y las comunicaciones que muchas veces resultan complejas de manejar.

Si se lleva un proyecto ordenado desde el inicio, sabiendo cuáles son los procesos y los pasos que tenemos que hacer, en cada etapa del proyecto. Podemos evitar este tipo de confrontaciones, ya que muy posiblemente estos problemas van a generar conflictos dentro de los proyectos.

Es ahí, cuando tiene sentido ocupar una metodología para cada uno de nuestros proyectos. Por esta razón, es que los mismos deben basarse en un estándar aceptado y comprobado mediante el uso en diferentes áreas.

¿Cómo obtener resultados en nuestros proyectos?

Todo proyecto debe tener como insumos principales: los requerimientos, el acta de constitución y la matriz de interesados como elementos básicos para iniciar

Paso 1. Alcance

Acá se trabaja a nivel de lo que es la Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) y se desglosa el proyecto en partes más pequeñas y manejables.

Paso 2. Tiempos

Se trabaja el cronograma, para ir viendo la secuencia de las actividades y sus tiempos. De manera que se pueda encontrar las dependencias y ruta crítica para controlar el avance del proyecto.

Paso 3. Costos

Tenemos que asegurarnos que los involucrados en el equipo de trabajo visualicen el avance financiero del proyecto. Cuando se hace el análisis de costos, lo ideal es poder mostrar una Curva S, donde se van a tener las bases de desempeño con respecto al tiempo y a lo que se planifica.  

Paso 4. Adquisiciones

En los proyectos de impacto social, casi siempre se dan muchas compras y adquisiciones. Estas tienen temas de regulación en cada paso como: contratos, opinión pública y uso de recursos.

Con una matriz de adquisiciones se logra llegar a un mínimo necesario, de lo que se ocupa adquirir y pagar.

Paso 5. Riesgos

Se decide cómo se gestionan las incertidumbres de un proyecto y las tolerancias que deben tener los riesgos, siempre y cuando sean razonables respecto a los involucrados en el mismo. Una matriz de riesgos puede funcionar muy bien como apoyo, para prevenir adecuadamente lo que puede llegar a ocurrir y estar alerta.

Paso 6. Comunicaciones

Acá se definen las formas en las que los equipos deben comunicarse, para dejar claro quién o quiénes darán seguimiento y los medios en donde se llevara a cabo. Conforme se vaya generando una discusión se puede ir completando una matriz de comunicaciones para llegar a reflejar los acuerdos que se toman

Paso 7. RACI

Se asignan los responsables, quién es el comunicado y el informado. Con una matriz RACI se puede generar compromiso, por eso muy importante que siempre estén presentes todos los involucrados.

Ya finalizado este plan de 7 pasos, podemos poner en marcha la ejecución y comenzar a trabajar. Y conforme se va a avanzado se monitorea el proyecto, apoyados de la matriz de planificación. Si existen cambios re planificamos desde el paso 1, que es lo más seguro que suceda.

De esta manera, terminamos todos los entregables del proyecto y lo cerramos.

Algunas buenas prácticas en la gestión de proyectos

En resumen, es por esto que el BID en su estándar con el PM4R permite crear planes que nos ayuden a mejorar el cronograma, presupuesto y comunicaciones entre las diferentes áreas de la gestión de proyectos.

Ahora puedes ocupar esta o cualquier metodología dentro de la gestión de proyectos, para alcanzar que tu proyecto sea exitoso, aparte de que sea sustentable en el tiempo.

Asi mismo, establecer un alcance correcto o crear un cronograma adecuado y realista, para hacer que tu proyecto sea mucho más fácil de llevarlo a cabo.

Si quieres conocer más acerca de la gestión de proyectos puedes contactarme, me encantará conocer tus inquietudes, para ayudarte a crear una estrategia que se adapte a tus necesidades y generar un impacto positivo en la comunidad y desarrollo de tu país.

Cuéntame en comentarios que le ha parecido esta explicación para que puedas reconocer la metodología PM4R y por qué es bueno ocupar un estándar en nuestras empresas u organizaciones.

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