Guía de Informe A3: qué es, funciones y cómo elaborarlo

Seguramente has escuchado hablar del informe A3, también conocido como reporte para solucionar problemas A3. Esta herramienta se ha convertido en la forma de expresar fácilmente todo tipo de problema que se presenta en la producción de bienes o servicios. Por ese motivo es que es tan necesario que leas esta guía, para que te vayas familiarizando con el tema.

Tal vez se pregunte: ¿de qué manera esta herramienta ha mejorado la resolución de problemas en las empresas? Lo cierto es que el informe A3 estructura las posibles soluciones e involucra a los equipos en su análisis, con la búsqueda de la causa raíz de la situaciones presentadas y poniendo en marcha las soluciones correctoras.

Por todo esto, es que esta herramienta tiene un gran liderazgo dentro de la implementación de mejora continua. A lo largo de esta guía podrás ir descubriendo este informe en profundidad y le enseñaré como moldearlo con el círculo continuo PDCA que significa Plan-Do-Check-Act por sus siglas en inglés, que se tiene que estar repitiendo hasta que el problema este completamente resuelto.

Para poner esto en contexto del proceso del PDCA, en el lado izquierdo de la A3 se enfoca en la fase de planeación, lo que significa que en la mayoría del tiempo describiremos el problema y antecedentes mientas buscamos la causa raíz.

En el lado derecho de la A3 nos enfocamos en la fase de hacer, que es cuando buscamos implementar contramedidas para cada causa raíz. Por último nos vamos a las fases de verificar y actuar, en las cuales buscamos verificar si las medidas propuestas fueron efectivas. No importa si están contramedidas son o no son efectivas, siempre se va a aprender algo al compartir con el equipo.

¡Ok y ahora que estamos listos!

¿Qué es el Informe A3?

Informe A3 es un reporte de una sola página que se usa para contar una historia de cómo un problema o situación mejoró con la aplicación de la metodología PDCA, tiene su nombre por el tamaño de papel.

Lo poderoso de esta herramienta no es el tamaño exacto del papel, si no el hecho de que es el resumen de lo que está sucediendo en nuestro proceso en solo una hoja de papel, así como algunos beneficios que brindaré más adelante

Antes vamos a ver cómo crear un Informe A3, permitiendo al equipo identificar los elementos más críticos de un problema o situación siguiendo el proceso PDCA, que es lo que realmente le da el valor a esta herramienta.

El Informe A3 permite diferenciar y destacar lo importante, para identificar y resolver problemas de una manera muy esquemática, a su vez permite mantener una comunicación estandarizada con el equipo, siguiendo el orden de los encabezados: conociendo los que queremos lograr, los antecedentes, el estado actual del proyecto y los planes de acción respectivos.

Cómo podemos realizar un Informe A3 usando la metodología PDCA

Para empezar la parte superior del A3 se usa para identificar el tema, acá podemos anotar el nombre del área, el proceso o la compañía. Una vez hecho esto, se procede a llenar los encabezados siguiendo el ciclo PDCA:

#1 Plan

En esta sección se identifica el objetivo ¿qué queremos lograr realmente? y la condición actual, documentando los datos de los antecedentes y apoyo.

Acá es donde compartimos hechos y números en la medida de lo posible. Es recomendable usar tablas, gráficas e imágenes, de manera que podamos enfocarnos en describir el estado actual del proceso

Existen herramientas o técnicas que se pueden utilizar como apoyo en esta sección:

  • Planteamiento de objetivos cuantificados SMART
  • Los 5W+2H
  • Análisis de la causa raíz: diagrama de Pareto, diagrama causa-efecto, brainstorming y 5 Why
  • Información que se base en datos: plantillas de recogida de datos, elementos de estratificación y diagrama de concentración de los defectos
  • Flujograma de procesos o mapa de cadena de valor: construcción, simbología y métricas
  • Métricas y representaciones gráfica: estadística descriptiva, gráfico cronológico y diagrama de dispersión

#2 Do

Una vez tengamos identificadas las causa raíz, anotaremos las acciones correctivas para cada una de ellas o el plan de implementación, también quién será el responsable y cuándo se debe llevar a cabo.

Se pueden plantear contramedidas para la situación presentada, usando:

  • Plan de acción
  • Selección de la solución, análisis de riesgos
  • Mapa de la cadena de valor del estado futuro: con simbología
  • Conceptos de Lean: eliminación de desperdicios

#3 Check

Ahora se pueden revisar los resultados y verificar si las acciones correctivas fueron exitosas. Nuevamente se anota quién será el responsable de esta acción, cuándo y qué tan seguido se estará haciendo.

Para poder ir comprobando los resultados se recomienda:

  • Recoger datos e ir comparando con gráficos de evolución
  • Cumplimiento de los objetivos

#4 Act

Puede ocurrir que no se necesite esto si el problema se logro resolver a la primera. Pero hay que estar preparado para este encabezado en caso de que no se hayan logrado los resultados esperados y se tenga que volver a realizar cambios en el planteamiento del problema y planes de acción.

La idea es que con una buena realización de un A3 se alcance el objetivo propuesto, se cierre y se celebre los buenos resultados con el equipo.

El seguimiento de las acciones va a permitir:

  • Establecer el cuadro de mando de los puntos de control
  • Asegurar la sostenibilidad de la solución propuesta: poka yoke, estandarización y formación

Concejos para realizar un Informe A3 eficazmente:

  • Elaborar el informe pensando en el estándar A3 que es de 297 milimetros por 420 milimetros o aproximadamente 11 pulgadas por 17 pulgadas
  • Siempre se debe tener claro cuál el realmente el problema, puesto que es fundamental para las siguientes secciones.
  • Fomentar el trabajo en equipo, involucrando a equipos de 2 o 5 personas para obtener ideas que den solución con múltiples enfoques al problema.
  • El objetivo que se desea alcanzar no debe ser elaborado sin contar con el análisis de las causas, tampoco debe estar definido el plan de acción, sin conocer los antecedentes y situación actual del problema.
  • El informe debe estar en lugares visibles, donde se pueda estar comprometido y pendiente de cada uno de los encabezados y avance de la resolución de problemas.

Ventajas sobre el Informe A3

En resumen el gran poder del informe A3 no se encuentra en el tamaño o formato de papel, en lugar de eso lo que realmente importa, es el pensamiento que ocurra al ser creado. Y este puede impactar de forma positiva la resolución de problemas en cualquier organización.

¿Qué le ha parecido la guía sobre Informe A3? Si deseas profundizar el tema o familiarizarte con las técnicas y herramientas mencionadas, me puedes contactar y te enseño a lograr grandes resultados en tu empresa.

Cuéntame en comentarios, qué le ha parecido esta guía que he preparado para fortalecer su conocimiento.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *